Após o recebimento do “Routing Order” , seja do próprio cliente ou do depto comercial, este é enviado ao coordenadore responsável pelo embarque o qual tomará todas as providências para que seja efetuado o embarque da maneira solicitada pelo importador e de acordo com as informações prestadas por este.
Confirmado a entrega da carga na origem e os documentos previamente analisados pelo coordenador e o importador a carga é embarcada e após a chegada é enviado a cobrança do frete para o recebimento do mesmo e a entrega dos documentos originais ao importador/despachante autorizado.
Detalhamento Operacional
O coordenador do embarque deverá receber os pedidos dos embarques e estará responsável pela troca de informações entre o importador e o exportador através do nosso agente de cargas na origem cobrando as devidas correções na documentação e instruindo da melhor maneira como proceder o embarque.
Também é o coordenador que irão analisar a documentação previamente antes de enviar ao importador afim de evitar complicações e erro de dados nos conhecimentos de embarque.
Até o momento da carga chegar no destino , cabe a eles acompanharem e reportarem ao importador todo o trajeto e desenrolar da operação e em uma eventual alteração no andamento do embarque , o mesmo deve tomar as providências necessárias para deixar a carga em perfeitas condições para o desembaraço .
Procedimentos de Trabalho do Coordenador de Embarque:
- Recebimento da Instrução de Embarque / Routing Order do Depto. Comercial / Importador .
- Abertura de um nr. de referência do processo pelo Hexa (SÃO) inserir os dados que tiver do processo para que este nr. sirva de nossa referência no follow up.
- Análise do Routing Order e requisitar qualquer outra informação que julgar necessária, como frete de venda (verificar nosso frete de compra) , taxas no destino e origem, dados completos dos envolvidos no processo, se haverá coleta, se a carga será entregue ao agente na origem, etc.
- Envio dos dados da instrução para o agente embarcador na origem e a devida cobrança das informações enviadas.
- A partir do momento da confirmação do agente embarcador que a carga se encontra
- disponível para embarque, deve ser solicitado cópia da Invoice e Packing List para a verificação junto com o importador que esta carga se refere ao embarque em questão , assim como eventuais necessidades de L.I. ou qualquer outro documento que seja requerida um autorização antes do embarque.
- Após a autorização do importador / despachante para prosseguir com o embarque, deve-se enviar ao agente todas as informações necessárias para o preenchimento do conhecimento de embarque e a Debit Note com os valores envolvidos no processo.
- Solicitar ao agente envio dos mesmos por fax ou email , para uma prévia análise e informar o agente na origem que não embarque sem nossa devida autorização.
- Analisar detalhadamente os conhecimentos de embarque e a Debit Note para verificar se todas as informações contidas estão de acordo com as instruções enviadas.
- Envio dos conhecimentos de embarques (House) marítimo ou aéreo para o importador / despachantes verificar e confirmar se estão corretos e autorizar o prosseguimento do embarque , se possível por escrito. No caso dos Houses marítimos, estes devem estar emitidos no formulário da MAC.
- Autorizar o agente que embarque a mercadoria e solicitar dados da saída do vôo ou navio, caso não tenha sido mencionado no devido conhecimento de embarque.
- Enviar a pasta do embarque em questão para o responsável pelo recebimento do frete e eventuais indisponibilidades ou divergências que houver no embarque.
- Acompanhar a chegada da carga e tentar solucionar os problemas que houver no momento da chegada , solicitando informações ao agente no exterior caso seja necessário, seja divergência de peso, falta de etiquetas, falta de algum documento, etc.
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