domingo, 6 de março de 2011

ROTEIRO DO DEPARTAMENTO OPERACIONAL DE IMPORTAÇÃOROTEIRO DO DEPARTAMENTO OPERACIONAL DE IMPORTAÇÃO


Após o recebimento do “Routing Order” , seja do próprio cliente ou do depto comercial, este é enviado ao coordenadore responsável pelo embarque o qual tomará todas as providências para que seja efetuado o embarque da maneira solicitada pelo importador e de acordo com as informações prestadas por este.
Confirmado a entrega da carga na origem e os documentos previamente analisados pelo coordenador e o importador a carga é embarcada e após a chegada é enviado a cobrança do frete para o recebimento do mesmo e a entrega dos documentos originais ao importador/despachante autorizado.
Detalhamento Operacional
O coordenador do embarque deverá receber os pedidos dos embarques e estará responsável pela troca de informações entre o importador e o exportador através do nosso agente de cargas na origem cobrando as devidas correções na documentação e instruindo da melhor maneira como proceder o embarque.
Também é o coordenador que irão analisar a documentação previamente antes de enviar ao importador afim de evitar complicações e erro de dados nos conhecimentos de embarque.
Até o momento da carga chegar no destino , cabe a eles acompanharem e reportarem ao importador todo o trajeto e desenrolar da operação e em uma eventual alteração no andamento do embarque , o mesmo deve tomar as providências necessárias para deixar a carga em perfeitas condições para o desembaraço .
Procedimentos de Trabalho do Coordenador de Embarque:
  1. Recebimento da Instrução de Embarque / Routing Order do Depto. Comercial / Importador .
  2. Abertura de um nr. de referência do processo pelo Hexa (SÃO) inserir os dados que tiver do processo para que este nr. sirva de nossa referência no follow up.
  3. Análise do Routing Order e requisitar qualquer outra informação que julgar necessária, como frete de venda (verificar nosso frete de compra) , taxas no destino e origem, dados completos dos envolvidos no processo, se haverá coleta, se a carga será entregue ao agente na origem, etc.
  4. Envio dos dados da instrução para o agente embarcador na origem e a devida cobrança das informações enviadas.
  5. A partir do momento da confirmação do agente embarcador que a carga se encontra
  6. disponível para embarque, deve ser solicitado cópia da Invoice e Packing List para a verificação junto com o importador que esta carga se refere ao embarque em questão , assim como eventuais necessidades de L.I. ou qualquer outro documento que seja requerida um autorização antes do embarque.
  7. Após a autorização do importador / despachante para prosseguir com o embarque, deve-se enviar ao agente todas as informações necessárias para o preenchimento do conhecimento de embarque e a Debit Note com os valores envolvidos no processo.
  8. Solicitar ao agente envio dos mesmos por fax ou email , para uma prévia análise e informar o agente na origem que não embarque sem nossa devida autorização.
  9. Analisar detalhadamente os conhecimentos de embarque e a Debit Note para verificar se todas as informações contidas estão de acordo com as instruções enviadas.
  10. Envio dos conhecimentos de embarques (House) marítimo ou aéreo para o importador / despachantes verificar e confirmar se estão corretos e autorizar o prosseguimento do embarque , se possível por escrito. No caso dos Houses marítimos, estes devem estar emitidos no formulário da MAC.
  11. Autorizar o agente que embarque a mercadoria e solicitar dados da saída do vôo ou navio, caso não tenha sido mencionado no devido conhecimento de embarque.
  12. Enviar a pasta do embarque em questão para o responsável pelo recebimento do frete e eventuais indisponibilidades ou divergências que houver no embarque.
  13. Acompanhar a chegada da carga e tentar solucionar os problemas que houver no momento da chegada , solicitando informações ao agente no exterior caso seja necessário, seja divergência de peso, falta de etiquetas, falta de algum documento, etc.

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