CONTRATAÇÃO DO DESPACHANTE ADUANEIRO

O despachante aduaneiro é figura vital dentro do departamento de exportação de uma empresa. As empresas de maior porte podem até fazer a documentação e registros de exportação na empresa, no entanto, costumam deixar o despacho para ser feito por este profissional. Esta atitude até faz sentido, porque a liberação da carga pode acontecer em diversos portos, aeroportos ou fronteiras terrestres, assim não se justifica enviar um empregado para fazer esse serviço, ele irá perder o dia inteiro ao passo que o despachante irá fazer a liberação de carga de diversos clientes e o seu custo será diluído por sua carteira de clientes.

As empresas não devem tentar economizar e não contratar um Despachante Aduaneiro. O tempo gasto e os problemas que podem ocorrer podem ocasionar perdas irreparáveis na imagem da empresa.

A escolha do despachante é parecida com a escolha de médicos ou contadores, precisa haver empatia das partes e uma relação pautada em grande confiança.

Na escolha do Despachante Aduaneiro se deve ter em mente:

Conhecimento e Experiência
Levantar a experiência do Despachante com respeito ao produto com que você trabalha. Quanto maior a experiência menor é a possibilidade de erros. Se possível, levante a relação de clientes com operações semelhantes e que possa servir para obtenção de informações e referências.
Estabilidade

• O Despachante precisa ser financeiramente estável;
• Ter baixa rotatividade de pessoal;
• Estar a alguns anos no mercado.

Desempenho
Resultado x custos do serviço. O melhor Despachante não precisa necessariamente ter o menor custo, deve ser analisado a relação custo x benefício.
Administração da Parceria

• Analisar a estrutura do Despachante para atender a sua demanda;
• Precisa ter um responsável pelo gerenciamento de sua conta;
• Ter uma equipe de qualidade.

Resumindo, o Despachante Ideal é aquele que:

• Foi indicado por amigos e conhecidos. O despachante não irá querer manchar a imagem com a empresa que o indicou. Por outro lado este despachante já foi testado por alguém que você conhece;
• Tenha experiência no segmento que você atua. Existem detalhes que somente um expert na área conhece. A escolha de um especialista evita erros, e conseqüentemente, custos. Existe uma curva de aprendizado e o despachante experiente já errou e aprendeu muito com as operações do dia a dia.
• Tem boa estrutura física, faça uma visita ao escritório, verifique se está bem instalado, o número de funcionários, experiência do pessoal envolvido, equipamento, fax, computadores etc;
• Com boas referências bancárias e comerciais;
• Com bom cadastro da empresa e dos sócios;
• Com tradição – levante a data de fundação da empresa, empresas mais antigas já foram testadas pelo mercado, cujo histórico pode ser levantado junto ao mercado.
• Levantar a experiência do corpo técnico / sócios – pedir Currículo
• Dê preferência para despachantes próximos à sua empresa, a fim de facilitar a troca de correspondência, entrega de documentos etc.

O exportador pode ter quantos despachantes desejar. No mercado existem empresas que utiliza um despachante para o transporte marítimo outro para aéreo e assim por diante; motivados por diversas razões, no entanto sempre que possível concentre as suas operações com poucos parceiros, assim você irá conseguir reduzir os seus custos e terá melhor controle do processo.

Sugerimos que a Empresa crie uma rotina junto ao Despachante, isto para evitar atropelos e problemas no fluxo de informações e documentos. Nesta rotina deverão ser definidos padrões de formulários e prazos para ambas as partes (Exportador x Despachante). Nos anexos estou juntando uma sugestão de formulário onde o Exportador poderá controlar os pedidos de antecipação de pagamentos e das despesas finais por processo de exportação.

A uniformização dos procedimentos possibilitará um maior controle do Departamento, viabilizando a comparação dos custos e dos serviços prestados por vários Despachantes. Esta informação será de grande valia na renegociação dos serviços ou na troca do Despachante.